Jak sortować, wyrzucać i przechowywać wszystkie swoje papierowe dokumenty

Zachowaj kontrolę nad paragonami, dokumentami prawnymi i rachunkami dzięki tym wskazówkom organizacyjnym.

PrzezNashia BakerZaktualizowano 14 czerwca 2021 r. Każdy prezentowany przez nas produkt został niezależnie wybrany i sprawdzony przez naszą redakcję. Jeśli dokonasz zakupu za pomocą dołączonych linków, możemy otrzymać prowizję. Reklama Zapisać Jeszcze różowa taca ze sprzętem biurowym i materiałami eksploatacyjnymi różowa taca ze sprzętem biurowym i materiałami eksploatacyjnymiŹródło: Kana Okada

Wrzucone do szuflad lub ułożone w stosy, poczta i dokumenty mogą szybko zapełnić miejsce pracy i ograniczyć produktywność. Chociaż reszta domu może być łatwiejsza do utrzymania w porządku, obstawiamy, że nie poświęcasz tyle uwagi i myśli organizacji rachunków i kserokopii formularzy. Chociaż może być kuszące, aby schować papierkową robotę, dopóki nie będziesz potrzebować odniesienia do każdego kawałka, nie powinieneś odkładać sortowania stosów papieru na kolejny rok. Oto jak to zrobić raz na zawsze, według eksperta ds. organizacji.

jak używać żaby kwiatowej

Powiązane: 19 pomysłów na organizację biura, aby uporządkować swoją przestrzeń





Zacznij od drzwi.

Zanim różne dokumenty zaczną podróżować po Twoim domu, Malaika Lubega – profesjonalny organizator, dekorator wnętrz i właściciel interior Koncepcje domu Huza -mówi, że możesz dowiedzieć się, czy musisz je sortować, wyrzucać lub przechowywać, gdy tylko przejdziesz przez drzwi wejściowe. „Tworzenie prostej „strefy zrzutu” pomaga uniknąć bałaganu z papierami” – mówi. „W moim własnym domu używam tego, co nazywam moim „pudełkiem do robienia miodu”. ograniczać, utrzymywać i ograniczać bałagan papierowy”. Lubega wskazuje na swoją własną plastikową skrzynkę na dokumenty z pokrywką Made by Design (11 USD, cel.com ) jako produkt dla każdego, ponieważ nie ma bałaganu, jeśli przypadkowo zostanie przewrócony. „Wyznaczam jeden dzień w tygodniu na sortowanie tego kosza, segregowanie, niszczenie i recykling wszystkiego, co jeszcze nie zostanie” – dodaje.

Stwórz system sortowania.

Jednym ze sposobów na wspomaganie procesu sortowania jest stworzenie systemu archiwizacji. To nie musi być skomplikowane. Lubega twierdzi, że w rzeczywistości pomoże to w śledzeniu dokumentów, które wymagają natychmiastowej uwagi, w porównaniu z tymi, które wystarczy złożyć. Zaleca korzystanie z niedrogiego organizera na kostki, takiego jak półka na cztery kostki Thresholda ( 50 USD, cel.com ) wraz z pojemnikami na dokumenty, takimi jak 62 Metal Magazine Filer firmy Project ( 13 USD, cel.com ) oraz pojemniki na tkaniny, takie jak pojemniki do przechowywania kostek Thresholda ( 10 USD, cel.com ), aby wszystko było w porządku. W tym miejscu oznacz każdy pojemnik na czasopisma w oparciu o rodzaj dokumentów lub poziom priorytetu. Lubega sortuje każdą z tych etykiet: rachunki, rzeczy do zrobienia i do akt. Zaczynając od rachunków, mówi, aby posortować je wszystkie w osobnym pliku, aby śledzić każdy, który wymaga uwagi, na przykład rachunki za media. Umieszczaj dokumenty „do zrobienia”, które mogą obejmować wszystko, od zawiadomień o HOA i opcji refinansowania po nadchodzące wydarzenia szkolne i inne dokumenty, które nie wymagają natychmiastowego powiadomienia, w osobnym koszu. Następnie po opłaceniu rachunków, zaliczeniu podatków za rok lub chęci odłożenia niezapomnianych projektów członka rodziny, odłóż to wszystko do kosza.



Przechowuj na dłuższą metę.

Oprócz systemu sortowania dodaj oddzielne foldery, aby ułatwić przechowywanie i dostęp do najważniejszych dokumentów, takich jak rachunki za gaz, prąd i wodę; formalności dla każdego z twoich karty kredytowe i banki; oraz akta mieszkaniowe. „W teczkach uporządkuj zapisy chronologicznie (najnowsze z przodu)”, zauważa Lubega. „Może pomóc ci śledzić, jak długo coś znajdowało się w folderze, a po roku możesz po prostu opróżnić go z tyłu, zeskanować i zniszczyć”.

korek utknął w butelce wina

Zawsze trzymaj papierowe kopie dokumentów prawnych, takich jak akty urodzenia, paszporty, tytuły własności i karty ubezpieczenia społecznego, mówi. „Można je przechowywać w sejfie w banku lub w sejfie domowym” – wyjaśnia Lubega. „Jeśli są w domu, powinny być przechowywane w wodoodpornym i ognioodpornym sejfie, który można łatwo złapać i zabrać w nagłych wypadkach, takich jak tornado, powódź lub pożar”. Ponieważ wymiana tych dokumentów może być całkowicie i kosztowna, sugeruje zainwestowanie w skrzynię, taką jak wodoodporna skrzynia Honeywell Lite Weight ( 119,98 USD, lowes.com ).

Wyrzuć „śmiecię”.

Lubega twierdzi, że jeśli otrzymasz „śmieciową pocztę”, taką jak ulotki lub reklamy, zazwyczaj można je natychmiast poddać recyklingowi. „Jeżeli adres jest zaadresowany do „Bieżącego rezydenta”, może iść! ona mówi. 'Jednak jeśli widnieje na nim twoje imię i nazwisko oraz adres, warto je zniszczyć ze względów bezpieczeństwa .' Inne przedmioty do recyklingu ? Kupony to jedno, zwłaszcza, że ​​wiele z nich można znaleźć w Internecie.



najlepszy sposób na podlewanie choinki

Przejdź na technologię cyfrową.

Po złożeniu dokumentów przez określony czas możesz je zdigitalizować. Będziesz chciał trzymać opłacone rachunki, wyciągi bankowe, papiery hipoteczne przez około rok, a dokumentację medyczną lub informacje podatkowe pod ręką przez pięć lat. Po upływie tego czasu Lubega każe zeskanować i zachować ich cyfrową kopię. „Wiele miesięcznych wyciągów (takich jak rachunki, wyciągi bankowe itp.) ma opcje bez użycia papieru, umożliwiając klientom dostęp do wyciągów i płacenie ich drogą elektroniczną” – mówi Lubega. „Podobnie wielu lekarzy” urzędy (w tym niektórzy lekarze weterynarii) mają portale dla pacjentów, które bezpiecznie przechowują również dokumentację medyczną i oświadczenia”. Ponieważ dostęp do tego rodzaju wyciągów i pokwitowań jest możliwy online, będziesz w stanie utrzymać porządek w domu bez zbędnego papieru.

Profesjonalna wskazówka? Zaleca rejestrowanie haseł w książce, takiej jak osobisty adres internetowy Peter Pauper Press i dziennik haseł ( 7,95 USD, amazonka.pl ), ponieważ jest mnóstwo miejsca na zapisanie poufnych informacji i zawsze możesz trzymać się urządzenia, a nie urządzenia. „Chociaż prawie wszystkie usługi elektroniczne pozwalają płacić kartą kredytową , należy dokładnie sprawdzić, czy są jakieś opłaty związane z płatnością kredytową, a nie bezpośrednią wypłatą z rachunku bankowego” – radzi. „To drugie jest prawie zawsze darmową opcją”.

Komentarze

Dodaj komentarzBądź pierwszy który skomentuje!Reklama